Politique de confidentialité

Deux responsabilités distinctes se superposent dans ce portail, et il vaut mieux savoir laquelle vous concerne.

L’agence est responsable de traitement

C’est elle qui décide d’ouvrir un espace, d’y inscrire ses clients, d’y déposer leurs coordonnées et leurs fichiers, et de les conserver. C’est donc à elle que s’adresse, en premier lieu, une demande d’accès, de rectification ou d’effacement portant sur les données d’un de ses clients.

L’éditeur du portail est sous-traitant

Il fournit l’outil et l’héberge. Il n’exploite les données pour aucune finalité propre : ni revente, ni profilage, ni prospection, ni entraînement de modèle. Il n’y accède que pour maintenir le service et répondre à une demande de l’agence.

Pour un contact client, l’interlocuteur naturel est donc l’agence avec laquelle il travaille. L’éditeur reste joignable à contact@agence-gourmandise.fr si l’agence ne répond pas.

Compte

Adresse email, nom, téléphone et photo si vous en déposez une. L’adresse email identifie le compte et sert à la connexion.

Fiche client

Nom de l’entreprise, nom du contact, email, téléphone, adresse postale, dates d’anniversaire si l’agence les renseigne, liens vers les réseaux sociaux, éléments de marque.

Ce que vous écrivez

Messages, commentaires, demandes de projet et leurs formulaires, motifs de correction, notes accompagnant une version.

Fichiers

Documents, livrables et leurs versions, pièces jointes des messages, logos et chartes. Ils sont stockés dans des espaces privés : aucun n’est accessible par une adresse publique.

Historique

Qui a déposé quoi, qui a validé quand, quel statut a changé et à quel moment. Cet historique est écrit automatiquement par la base de données et ne peut être modifié par personne, éditeur compris.

Notifications

Les alertes qui vous sont adressées dans le portail, et l’état lu ou non lu.

Journaux techniques

L’hébergeur conserve, pour chaque requête, une adresse IP et l’URL appelée. Ces journaux servent à la sécurité et au diagnostic de panne.

Le portail ne collecte aucune donnée de navigation à des fins statistiques ou publicitaires. Aucune donnée n’est demandée au-delà de ce qui sert à faire fonctionner le service.

• Exécuter la relation entre l’agence et son client : transmettre des contenus, recueillir des validations, tenir un planning, échanger des messages. C’est la finalité principale, et elle repose sur le contrat qui lie l’agence à son client.
• Prouver ce qui a été décidé : l’historique et les versions successives existent pour qu’une validation puisse être rattachée à une version précise. C’est l’intérêt légitime de l’agence comme de son client.
• Facturer l’abonnement de l’agence, quand elle en souscrit un : obligation légale et exécution du contrat.
• Sécuriser le service : authentification, cloisonnement des espaces, journaux techniques.

Une seule suppression est automatique dans ce produit, et elle est datée à la seconde : chaque nuit à 3 h 30 UTC, une tâche planifiée dans la base de données efface définitivement ce qui est à la corbeille depuis plus de 30 jours. Elle efface exactement :

• les documents, les événements du planning, les livrables, les projets et les fiches client mis à la corbeille il y a plus de 30 jours ;
• les fichiers stockés qui leur correspondent — le fichier d’un document effacé, et les fichiers des versions d’un projet effacé ;
• les invitations jamais acceptées, 30 jours après leur expiration. Une invitation expire d’elle-même au bout de 14 jours.

Mettre une fiche client à la corbeille y entraîne ses projets, ses documents et ses événements, et ferme immédiatement l’accès de ses contacts au portail — sans attendre les 30 jours. Tant que la corbeille n’est pas purgée, une restauration reste possible et ne ramène que ce qui était tombé avec la fiche.

Tout le reste est conservé tant que l’agence conserve son espace de travail : les comptes, les messages, les commentaires, les décisions de validation, les notifications et l’historique d’activité ne font l’objet d’aucune purge automatique. C’est une décision assumée : un fil de discussion amputé de la moitié de ses messages ne prouve plus rien, et l’agence a ses propres obligations de conservation. Leur effacement relève donc d’une décision de l’agence, pas d’un délai.

Une version de livrable ne peut être ni réécrite ni supprimée : la base le refuse, y compris à l’administrateur de l’espace et à l’éditeur. Elle disparaît seulement avec le projet auquel elle appartient.

Les durées des deux cookies déposés sont données plus bas, à la section Cookies.

Le cloisonnement n’est pas une affaire d’écrans. Il est appliqué par le serveur de base de données, ligne par ligne, sur chaque requête : une page qui oublierait un filtre ne verrait rien de plus pour autant.

• Un contact client ne voit que les projets, livrables, documents, événements et conversations du ou des clients qu’il représente. Il ne voit jamais un autre client de la même agence.
• Les données commerciales de l’agence — budget, contrat, notes internes — vivent dans une table séparée, réservée à l’équipe. Elles ne sont pas masquées à l’affichage : elles ne sont pas dans la fiche que le client peut lire.
• Un équipier ne voit que les clients qui lui sont attribués. Les administrateurs de l’agence voient l’ensemble de leur espace.
• Un commentaire marqué interne n’est jamais visible du client, et les tâches de production ne le sont pas non plus.
• Les fichiers ne sont jamais publics. Un contact client y accède par un lien signé de courte durée, délivré après vérification de ses droits.

Cette liste est exhaustive. Aucun autre service ne reçoit de données depuis ce portail.

Supabase — Base de données, comptes, fichiers

L’ensemble des données du portail.

Vercel — Hébergement et exécution des pages

Les données transitent le temps d’une requête. Les journaux techniques de l’hébergeur conservent l’adresse IP et l’URL appelée.

Resend — Envoi des emails transactionnels

Adresse email et nom du destinataire, contenu du message envoyé.

Seulement si une clé d’envoi est configurée. Sans elle, aucun email ne part.

Stripe — Paiement de l’abonnement de l’agence

Adresse email et coordonnées de facturation de l’agence. Aucune donnée de ses clients n’y est transmise, et aucun numéro de carte ne transite par le portail.

Seulement si l’agence souscrit une formule payante en ligne.

Google (Agenda) — Synchronisation du planning avec l’agenda de l’agence

Titre, description, dates et couleur des événements synchronisés.

Seulement si un administrateur de l’agence connecte un agenda depuis les Paramètres.

La base de données et les fichiers sont hébergés dans l’Union européenne, en région eu-west-3 (Paris). Resend, Stripe et Google sont établis hors de l’Union européenne : le recours à chacun d’eux suppose un encadrement contractuel des transferts, qui relève de l’agence responsable de traitement.

Le portail dépose deux cookies, tous deux strictement nécessaires au service. Il n’y a ni mesure d’audience, ni régie publicitaire, ni bouton de réseau social, ni police de caractères chargée depuis un serveur tiers. C’est pour cette raison qu’aucun bandeau de consentement ne vous est présenté : il n’y a rien à accepter ou à refuser.

sb-…-auth-token

Maintient votre session. C’est lui qui évite de redemander votre mot de passe à chaque page.

Effacé à la déconnexion.

ag_workspace

Retient l’espace de travail choisi, pour qui appartient à plusieurs agences.

Un an.

Votre préférence de thème clair ou sombre est retenue par votre navigateur, dans son stockage local. Elle ne quitte jamais votre appareil et n’est lue par aucun serveur.

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité sur les données qui vous concernent. Voici où chacun s’exerce.

Accès et portabilité

Depuis votre profil, le bouton « Télécharger mes données » produit immédiatement un fichier contenant votre profil, vos rattachements et ce que vous avez écrit. Le fichier est au format JSON, lisible par un humain comme par un autre logiciel.

Rectification

Votre nom, votre téléphone et votre photo se modifient depuis votre profil. Les informations portées par une fiche client sont tenues par l’agence : c’est à elle qu’il faut les signaler.

Effacement

Depuis votre profil également. La demande est enregistrée et transmise aux administrateurs de votre espace, qui disposent d’un mois pour y répondre. Le détail de ce qui peut être effacé et de ce qui doit être conservé est expliqué sur l’écran de demande.

Opposition et limitation

À adresser à l’agence, ou à l’éditeur si l’agence ne répond pas.

Réclamation

Vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), cnil.fr.

Délégué à la protection des données

À compléternom et contact, si un délégué a été désigné

• Les règles d’accès sont appliquées par la base de données, pas par l’interface. Elles survivent donc au code écrit par-dessus.
• Les fichiers sont déposés dans des espaces privés et servis par des liens signés de courte durée.
• Les versions livrées et l’historique d’activité sont techniquement non modifiables.
• Les mots de passe ne sont jamais lisibles par l’éditeur : ils sont gérés par le service d’authentification, sous forme d’empreintes.

Pour toute question sur ces informations, écrivez à contact@agence-gourmandise.fr.

Les informations sur l’éditeur figurent sur la page Mentions légales.